Тайм-менеджмент на роботі

Поради з управління часом на роботі

Тайм-менеджмент, або мистецтво керувати часом, популярний вже більше 20 років. Він дозволяє зробити роботу більш продуктивною, досягти поставлених цілей і знизити рівень стресу. Варто зазначити: шлях до організованості довгий і тернистий, не чекайте, що життя зміниться в кращу сторону швидко. Але не засмучуйтеся. Якщо ви будете застосовувати правила тайм-менеджменту, досягнете великих успіхів на роботі. При цьому у вас з’явиться час на відпочинок, сім’ю і розваги. Секретами з управління часом на роботі поділився Володимир Якуба — російський бізнес-тренер, хедхантер з нестандартним підходом до роботи.

5 ознак того, що ви неправильно керуєте робочим часом

Багато людей навіть не підозрюють, що вони неправильно керують робочим часом. Їм здається, що якщо завдання виконуються якісно і в строк, то все в порядку. Не завжди. Ось 5 ознак того, що робочий процес організований неправильно:

  • Ви постійно переживаєте і нервуєте з найменшого приводу;
  • Рівень вашого доходу знизився в порівнянні з попереднім роком;
  • Відносини з близькими засмучуються, ви все частіше з ними сваритеся;
  • Речі, до яких ви були раніше байдужі, стали дратувати (наприклад, пробка на дорозі, чергу в магазині);
  • З’явилося відчуття, що ви нічого не встигаєте.

Якщо хоча б 1 з пунктів про вас, потрібно переглянути графік і внести коригування. Про те, як це зробити, далі.

Чому тайм-менеджмент важливий в будь-якій професії?

Тайм-менеджмент — це інструмент, за допомогою якого людина зможе розкрити на роботі весь свій потенціал. Це дозволить виконувати більше завдань, удосконалювати навички і просуватися по кар’єрних сходах. Не лякайтеся: 14 годин в день працювати не доведеться. Якщо ви правильно розставити пріоритети і відповідально підійдете до планування завдань, то зможете бути в рази продуктивніше. Це означає, що при колишньому графіку ви будете виконувати більше завдань.
Крім того, тайм-менеджмент дозволяє налагодити відносини з близькими і мінімізувати стреси. Це позитивно позначиться на фізичному і психічному здоров’ї.

2 кроки на шляху до ефективного управління робочим часом

Отже, якщо ви вирішили діяти, ось 2 кроки, що ведуть до ефективного управління часом.

Крок 1: заводимо органайзер

Мрії і задумки перетворюються в цілі, якщо їх записати. Це не новий і досить поширений прийом, але він працює. Записуйте всі ідеї в одному місці: це може бути блокнот, органайзер в смартфоні або один з сервісів Google — вибирайте на свій смак. Ідеальний варіант — календар або додаток в гаджеті. Він завжди поруч, тому, коли з’явиться вільна хвилинка, можна відразу в нього зазирнути.
Отже, в обраний органайзер вам потрібно записувати ваші цілі на день, тиждень, місяць і рік. Вони повинні бути максимально деталізовані. Не пишіть, що хочете купити хороший пилосос, це дуже розмите мета. Вкажіть його характеристики, виробника, модель, можете додати до опису пару фотографій для наочності.
Цілі на день складайте щоранку, по понеділках складайте щотижневий план, на початку місяця — щомісячний, і так далі. Приділяйте цьому заняттю не більше 15 хвилин. У цьому випадку мозок відкине зайве і сконцентрується на найважливішому.

Крок 2: розставляємо пріоритети

Коли всі цілі сформульовані, потрібно розставити пріоритети. Виділіть 4 категорії завдань.

  1. Першочергові. Сюди віднесіть найважливіші, термінові і важкі завдання. Ті, які потрібно вирішити в першу чергу.
  2. Другорядні. Тут запишіть справи, які виконати важливо, але не терміново.
  3. «Другосортні». У третьому розділі вкажіть нескладні завдання з обмеженням за часом, виконання яких не обов’язково.
  4. Кепські. Тут пропишіть завдання, які не становлять інтересу для вас і начальства.

Можете зробити 4 стовпчика, а можна ці завдання позначати різними кольорами — як зручніше. Головне — розуміти, які з цих справ не вимагають зволікань, а які можуть почекати.
Виконуйте завдання по порядку. Починайте з першорядних, важких, а в останню чергу можете приділити час неважливим (якщо воно залишиться).

Чому ця схема працює?

Коли людина виконує найважчу і неприємну роботу на початку дня, це справляє позитивний вплив на нього. Якщо весь ентузіазм і енергію вкласти в легеня, другорядне завдання, на більш тяжке залишається менше сил. Відбувається професійне вигорання. Саме тому важливою є розстановка пріоритетів. Якщо ж працівник долає важку задачу, він відчуває прилив сил, яких йому достатньо для виконання інших справ.
Чим ще хороший тайм-менеджмент, так це тим, що він є нагадуванням. Гарантом того, що ви точно не забудете про щоденному звіті або переговорах з партнерами. Плюс ви не витрачаєте час на те, щоб згадати про насущні справи.

5 корисних звичок, які допоможуть правильно організувати робочий час

Якщо ви вже склали список справ і виконуєте їх в порядку важливості — це вже великий ривок вперед. Корисним доповненням до нього буде формування звичок, які в майбутньому допоможуть економити час.

Так означає да

Перша корисна звичка — після прийняття рішення не думати про нього. Якщо ви вже погодилися на угоду, вже підписали контракт або вже домовилися про зустріч, то так тому і бути. Перестаньте хвилюватися і міркувати про те, чи правильно ви зробили чи ні. Так означає так. Назад шляху вже немає. Якщо ваш вибір виявиться неправильним, просто зробите висновки. Переживання ще нікому не допомогли, навпаки, вони сильно розхитують нервову систему і забирають час.

Вишиковуйте нові шаблони поведінки

У будь-якій професії можна знайти способи зробити роботу швидше. Вони вимагають зусиль, але в кінцевому підсумку приносять користь. Шукайте ці способи. Пробуйте нове. Вишиковуйте нові шаблони поведінки.
Наприклад, програмістам корисно освоїти сліпий метод друку. Так, спочатку буде незручно. Швидкість друку знизиться на період навчання. Зате по його завершенню вона зросте в рази.

Дійте швидко

Не відкладайте справи на потім, особливо неприємні, дійте блискавично.
Уявіть ситуацію: вам потрібно поговорити з начальником, який зол на вас з-за порушення термінів здачі презентації. Ви починаєте хвилюватися, думати, як виправдатися, представляти його реакцію … Так проходить 10, 15, 20 хвилин. Нічого нового в голову не прийшло, а час минув. Так от, не робіть цього, йдіть до нього відразу, не затягуйте, що не підбирайте потрібні слова 30 хвилин. Все одно проблему це не вирішить, навички комунікації за півгодини ви не підвищите, а ось час витратите.

Вчіться говорити «ні»

Коли це потрібно, говорите «ні». Акуратно, але чітко. Так ви не скривдите людини і не втратите дорогоцінний час.
Наприклад, подзвонила подруга на роботу і хоче розповісти про те, як у неї день пройшов. Попросіть її передзвонити увечері. Інакше доведеться затриматися на роботі.

Знаходьте час для маленьких завдань

Буває, на роботі з’являється вільна хвилина: гріється чайник, пропав інтернет, колега уточнює для вас інформацію і так далі. Не йдіть в цей момент курити, краще вирішите одну з маленьких, але важливих завдань: зателефонуйте партнеру, підготуйте звіт або складіть план виступу.
Коли будете використовувати кожну хвилину, ви зрозумієте, що часу в добі насправді більше, ніж здається. Несподівано продуктивність підвищиться, а самопочуття поліпшиться. Складайте мети, виконуйте їх і не забувайте про корисні звички.

Вам також може бути цікаво:

4 правила успішного публічного виступу

Лохотрони і шахрайство в інтернеті — як розпізнати обман

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *