Тайм-менеджмент на работе

Советы по управлению временем на работе

Тайм-менеджмент, или искусство управлять временем, популярен уже более 20 лет. Он позволяет сделать работу более продуктивной, достичь поставленных целей и снизить уровень стресса. Стоит оговориться: путь к организованности длинный и тернистый, не ждите, что жизнь изменится в лучшую сторону быстро. Но не огорчайтесь. Если вы будете применять правила тайм-менеджмента, достигнете больших успехов на работе. При этом у вас появится время на отдых, семью и развлечения. Секретами по управлению временем на работе поделился Владимир Якуба – российский бизнес-тренер, хедхантер с нестандартным подходом к работе.

5 признаков того, что вы неправильно управляете рабочим временем

Многие люди даже не подозревают, что они неправильно управляют рабочим временем. Им кажется, что если задачи выполняются качественно и в срок, то все в порядке. Не всегда. Вот 5 признаков того, что рабочий процесс организован неправильно:
* вы постоянно переживаете и нервничаете по малейшему поводу;
* уровень вашего дохода понизился в сравнении с предыдущим годом;
* отношения с близкими расстраиваются, вы все чаще с ними ссоритесь;
* вещи, к которым вы были ранее равнодушны, стали раздражать (например, пробка на дороге, очередь в магазине);
* появилось ощущение, что вы ничего не успеваете.
Если хотя бы 1 из пунктов о вас, нужно пересмотреть график и внести корректировки. О том, как это сделать, далее.

Почему тайм-менеджмент важен в любой профессии?

Тайм-менеджмент – это инструмент, при помощи которого человек сможет раскрыть на работе весь свой потенциал. Это позволит выполнять больше задач, совершенствовать навыки и продвигаться по карьерной лестнице. Не пугайтесь: 14 часов в день работать не придется. Если вы правильно расставите приоритеты и ответственно подойдете к планированию задач, то сможете быть в разы продуктивнее. Это значит, что при прежнем графике вы будете выполнять больше задач.
Кроме того, тайм-менеджмент позволяет наладить отношения с близкими и минимизировать стрессы. Это положительно скажется на физическом и психическом здоровье.

2 шага на пути к эффективному управлению рабочим временем

Итак, если вы решили действовать, вот 2 шага, ведущие к эффективному управлению временем.

Шаг 1: заводим органайзер

Мечты и задумки превращаются в цели, если их записать. Это не новый и довольно распространенный прием, но он работает. Записывайте все идеи в одном месте: это может быть блокнот, органайзер в смартфоне или один из сервисов Google – выбирайте на свой вкус. Идеальный вариант – календарь или приложение в гаджете. Он всегда рядом, поэтому, когда появится свободная минутка, можно сразу в него заглянуть.
Итак, в выбранный органайзер вам нужно записывать ваши цели на день, неделю, месяц и год. Они должны быть максимально детализированы. Не пишите, что хотите купить хороший пылесос, это слишком размытая цель. Укажите его характеристики, производителя, модель, можете добавить к описанию пару фотографий для наглядности.
Цели на день составляйте каждое утро, по понедельникам составляйте еженедельный план, в начале месяца – ежемесячный, и так далее. Уделяйте этому занятию не более 15 минут. В этом случае мозг отбросит лишнее и сконцентрируется на самом важном.

Шаг 2: расставляем приоритеты

Когда все цели сформулированы, нужно расставить приоритеты. Выделите 4 категории задач.
1. Первостепенные. Сюда отнесите самые важные, срочные и тяжелые задачи. Те, которые нужно решить в первую очередь.
2. Второстепенные. Здесь запишите дела, которые выполнить важно, но не срочно.
3. «Второсортные». В третьем разделе укажите несложные задания с ограничением по времени, выполнение которых не обязательно.
4. Неважные. Здесь пропишите задания, не представляющие интереса для вас и начальства.
Можете сделать 4 столбика, а можно эти задачи помечать разным цветом – как удобнее. Главное – понимать, какие из дел не требуют отлагательств, а какие могут подождать.
Выполняйте задачи по порядку. Начинайте с первостепенных, тяжелых, а в последнюю очередь можете уделить время неважным (если оно останется).
Почему эта схема работает?
Когда человек выполняет самую трудную и неприятную работу в начале дня, это оказывает позитивное влияние на него. Если весь энтузиазм и энергию вложить в легкое, второстепенное задание, на более тяжелое остается меньше сил. Происходит профессиональное выгорание. Именно поэтому важна расстановка приоритетов. Если же работник преодолевает тяжелую задачу, он чувствует прилив сил, которых ему достаточно для выполнения остальных дел.
Чем еще хорош тайм-менеджмент, так это тем, что он является напоминанием. Гарантом того, что вы точно не забудете о ежедневном отчете или переговорах с партнерами. Плюс вы не тратите время на то, чтобы вспомнить о насущных делах.

5 полезных привычек, которые помогут правильно организовать рабочее время

Если вы уже составили список дел и выполняете их в порядке важности – это уже большой рывок вперед. Полезным дополнением к нему будет формирование привычек, которые в будущем помогут экономить время.
Да означает да
Первая полезная привычка – после принятия решения не думать о нем. Если вы уже согласились на сделку, уже подписали контракт или уже договорились о встрече, то так тому и быть. Перестаньте волноваться и рассуждать о том, правильно вы сделали или нет. Да означает да. Назад пути уже нет. Если ваш выбор окажется неправильным, просто сделаете выводы. Переживания еще никому не помогли, наоборот, они сильно расшатывают нервную систему и отнимают время.
Выстраивайте новые шаблоны поведения
В любой профессии можно найти способы сделать работу быстрее. Они требуют усилий, но в конечном итоге приносят пользу. Ищите эти способы. Пробуйте новое. Выстраивайте новые шаблоны поведения.
Например, программистам полезно освоить слепой метод печати. Да, сначала будет неудобно. Скорость печати снизится на период обучения. Зато по его завершению она возрастет в разы.
Действуйте быстро
Не откладывайте дела на потом, особенно неприятные, действуйте молниеносно.
Представьте ситуацию: вам нужно поговорить с начальником, который зол на вас из-за нарушения сроков сдачи презентации. Вы начинаете волноваться, думать, как оправдаться, представлять его реакцию… Так проходит 10, 15, 20 минут. Ничего нового в голову не пришло, а время ушло. Так вот, не делайте этого, идите к нему сразу, не затягивайте, не подбирайте нужные слова 30 минут. Все равно проблему это не решит, навыки коммуникации за полчаса вы не повысите, а вот время потратите.
Учитесь говорить «нет»
Когда это нужно, говорите «нет». Аккуратно, но четко. Так вы не обидите человека и не потеряете драгоценное время.
Например, позвонила подруга на работу и хочет рассказать о том, как у нее день прошел. Попросите ее перезвонить вечером. Иначе придется задержаться на работе.
Находите время для маленьких задач
Бывает, на работе появляется свободная минута: греется чайник, пропал интернет, коллега уточняет для вас информацию и так далее. Не идите в этот момент курить, лучше решите одну из маленьких, но важных задач: позвоните партнеру, подготовьте отчет или составьте план выступления.
Когда будете использовать каждую минуту, вы поймете, что времени в сутках на самом деле больше, чем кажется. Неожиданно продуктивность повысится, а самочувствие улучшится. Составляйте цели, выполняйте их и не забывайте о полезных привычках.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *